Como experto freelance, no solo eres responsable de los servicios que vendes. También de todo lo que conllevan. Entre muchos asuntos, está la gestión de los contratos, las facturas y preparar los presupuestos. Redactar un presupuesto convenientemente es un paso determinante para presentar cada elemento de tu oferta. Con él se destaca la experiencia y profesionalidad de forma que convenza al cliente. Y también te protege jurídicamente.
En Malt, tus menciones legales se añaden automáticamente junto a tus presupuestos. Para ello, no olvides pasar por tu panel de control y verificar los datos relativos a tu actividad como autónomo. Así quedará registrada tu alta en Hacienda, en la Seguridad Social, tu forma jurídica, etcétera.
Es muy habitual tener dudas al hacer presupuestos como freelance. Para empezar, asegúrate de incluir toda la información que sea necesaria. Detalla cada tarea que vas a realizar para tu cliente describiendo una lista de lo que vas a entregar y el tiempo estimado que tendrás que dedicar a cada uno de sus puntos.
Enviar un presupuesto completo y preciso en Malt da confianza al cliente y a ti te aporta una protección legal óptima. Leer este artículo te dará todas las herramientas para preparar presupuestos. Saldrás con todo lo necesario para afrontar ese momento tan clave en la relación con tus clientes.
Pregunta a tu cliente tanto como puedas para entender sus necesidades
Antes de calcular un precio para tus servicios, es importante reunir toda la información que te pueda ser útil. Tu objetivo es proponer al cliente una oferta que se ajuste lo mejor posible a sus requisitos. Y que, por supuesto, también garantice tu rentabilidad. Como explica Ivonne Poussier, consultora de digital learning, formadora y Super Malter 2, la firma de un presupuesto es el momento de «establecer una simetría entre las expectativas».
Para recopilar la información necesaria para redactar tu presupuesto freelance tienes que hacer a tu cliente todas las preguntas que hagan falta. Puedes planteárselas directamente a través de la mensajería de Malt, con una llamada telefónica o por videoconferencia. Sea cual sea el canal que elijas, debes enviar y validar tu presupuesto ineludiblemente por Malt. Es la forma de garantizar la seguridad de tu trabajo en cuanto al pago y la cobertura del seguro. Aquí tienes una lista resumida de los datos que tendrás que obtener de tu cliente antes de preparar tu presupuesto:
Este diálogo inicial también es una buena ocasión para comprobar si te entiendes con el cliente. Si la comunicación es fluida y se desarrolla sin trabas, ¡tenéis futuro! Recuerda que la posibilidad de elegir a los clientes es una de las cinco principales ventajas citadas por los expertos freelance que buscan independencia. En ese sentido, la preparación de tus presupuestos es un momento crucial para escoger si trabajas o no con alguien.
Si lo necesitas, divide tu presupuesto en partes
Reunir toda la información necesaria para comprender las necesidades de tu cliente es el paso 1. Luego toca confirmar la viabilidad y la claridad de cada tarea requerida para el proyecto. Si todo está perfectamente atado, puedes empezar a redactar tu presupuesto.
Por otro lado, si todavía quedan cuestiones algo borrosas en lo que propone tu cliente, divide tu oferta en varios presupuestos. Cada uno de ellos se corresponderá con una parte del trabajo. Ivanne Poussier señala que, así, «podrás controlar la evolución de tu tarea según vaya el desarrollo del proyecto y adaptarte a las necesidades reales del cliente». Ya sabes, valora si te puede venir bien preparar varios presupuestos para cada parte de la colaboración y explica tu enfoque al cliente.
Detalla todo lo posible tu presupuesto de experto freelance
Ya cuentas con toda la información necesaria para redactar el presupuesto y has decidido si lo vas a separar en partes o no. Ahora tienes que ponerte a escribir el presupuesto propiamente dicho. Es el momento de lucir tu mejor prosa para pasarlo todo a limpio y asegurarte el éxito de tu misión. Hay un montón de razones para detallar al máximo tu presupuesto:
Recuerda que el presupuesto supone un compromiso para ti y para el cliente. Una vez que queda validado en Malt, el documento funciona como contrato de trabajo y como factura al terminar el proyecto. Por tanto, siempre supondrá una ventaja para ti explicar en este escrito los servicios que vas a prestar durante tu colaboración.
Aquí tienes otra lista con los aspectos que debes detallar en tu presupuesto. Adáptalos a la colaboración y al cliente con el que vayas a trabajar:
Al mismo tiempo, puedes establecer una fecha límite para que el presupuesto sea aceptado y reservar tu disponibilidad. Algunos clientes tienen ciclos de decisión muy largos. Te interesa ser transparente sin cerrarte la puerta a otras oportunidades.
A título orientativo, un presupuesto enviado a través de Malt tiene una validez de 30 días por defecto. En el caso de un proyecto recurrente las comisiones de Malt repercuten en los trabajadores freelance y descienden del 10 % al 5 % después de colaborar seis meses con el mismo cliente.
Presenta tu presupuesto
Cuando envíes tu presupuesto al cliente, a este le pueden surgir preguntas sobre la tarifa o el tiempo estimado para cada servicio. Para responder a sus dudas y disiparlas rápidamente, lo más eficaz es organizar una reunión y explicarle tu oferta en detalle. Aprovecha la ocasión para sintetizar las conclusiones que has sacado del reto que afronta. Utiliza el encuentro para presentarle tu solución para superarlo. Explica las cifras que prevés en tu presupuesto. No se trata solo de responder a las preguntas de tu cliente, también consiste en reforzar tu profesionalidad ante él.
Presentar tu presupuesto al cliente te permitirá comprobar su reacción en caliente. Si es pertinente, podrás modificar tu oferta y volver a mandar a través de Malt un nuevo documento para su validación. Para tu tranquilidad, si finalmente tu presupuesto es rechazado —sea cual sea el motivo—, no tendrá ningún impacto en la visibilidad de tu perfil en Malt. Por otro lado, que te acepten un presupuesto abre la puerta a culminar con éxito un proyecto, lo que aumentará tu visibilidad en la plataforma.
Piensa a largo plazo, ¡eres un experto freelance!
Más allá de la necesidad inmediata que lleve a tu cliente a contactar contigo, el envío del presupuesto te da la oportunidad de mostrarle tus habilidades. Trata de ser preciso y exhaustivo al mismo tiempo, tanto en el contenido como en la presentación. Puede que el cliente termine rechazando tu primera oferta, pero es posible que vuelva a dirigirse a ti para otro proyecto, y, si acepta, tendrás todo a tu favor para establecer una relación profesional y duradera entre ambas partes.
También puedes añadir a tu presupuesto servicios opcionales, de forma que el cliente elija si los quiere contratar o no. Lo más conveniente sería hablarlo con tu interlocutor, explicarle las ventajas de cada opción y conversar con detenimiento sobre lo que realmente necesita. En función del servicio que ofrezcas, podrías añadir una opción de mantenimiento para un sitio web o una actualización regular de contenidos vinculados con la actualidad. Por último, también puede ser relevante explicar a tu cliente los servicios que no están incluidos en el presupuesto, así evitarás malentendidos durante el proyecto.
Un buen hábito que merece la pena adoptar como profesional freelance es revisar tu presupuesto al terminar tus colaboraciones. Analiza el tiempo que te ha llevado hacer cada tarea; compara tus tarifas y valora los costes adicionales que hayas tenido que afrontar. Así podrás ajustar tu oferta comercial en el futuro. De esta forma, optimizarás tus tarifas para cada proyecto. «La mejor práctica es cuestionarse a uno mismo y revisar regularmente los gastos ocultos que podríamos haber incluido», considera Ivanne Poussier.
La plataforma de Malt está pensada para que los expertos freelance trabajen sin estrés. Por ese motivo, para los proyectos cortos, tus presupuestos de Malt se mantienen abiertos a modificaciones hasta que tus clientes los marquen como terminados. Si no sabes el tiempo concreto que te va a llevar una tarea o si el cliente puede prolongar la duración de la colaboración, siempre puedes hablar con él y modificar tu presupuesto durante el proyecto. ¿Tienes dudas sobre los presupuestos con prepago o de larga duración? ¡Resuélvelas aquí!
Ahora que has leído este artículo, cuentas con todos los elementos necesarios para preparar con calma tus presupuestos. ¡Solo tienes que lanzarte a por ello!
