Cómo recuperar tu tiempo: Domina la Automatización y los Agentes de IA como Freelance

Trabajar como freelance te ofrece una gran flexibilidad y autonomía, pero también exige eficiencia. Con el tiempo como tu recurso más preciado, gestionar todas tus tareas y equilibrar las relaciones con los clientes puede ser, como mínimo, un reto.

La automatización y los agentes de IA son poderosas herramientas para revolucionar tu flujo de trabajo. En un webinar con el equipo de Malt, el Estratega independiente en IA y profesor adjunto de la UCL Justin Tan comparte cómo aprovecha estas tecnologías, ofreciendo consejos perspicaces para los freelancers que buscan subir el listón y optimizar su tiempo.

En esta inmersión profunda en un puñado de herramientas diferentes, destacaremos sus ventajas y casos de uso para freelancers.

El mundo de la IA sigue siendo nuevo para algunos de nosotros, y la jerga puede resultar confusa dependiendo de tu nivel de experiencia. Para empezar, tenemos que entender la diferencia entre automatización del flujo de trabajo y agentes de IA, dos conceptos diferentes en el mundo de la IA. "Las automatizaciones son sistemas que realizan tareas repetitivas", explica Justin, "y lo hacen en gran medida definidas por reglas preestablecidas".

Piensa en tareas repetitivas y predecibles: el tipo de cosas que son bastante fáciles de hacer o muy constantes, pero que suelen consumir mucho tiempo a lo largo de la semana laboral.

Los agentes de IA, en cambio, son un poco más avanzados y más adaptables en cuanto a las cosas que pueden hacer. "No tienes que darles instrucciones paso a paso", explica Justin. "Utilizando el lenguaje natural, puedes darles un objetivo que alcanzar, así como algunas cosas que hacer y no hacer que deben seguir, y entonces intentan resolver el problema por ti".

Por supuesto, los agentes de IA son una tecnología relativamente incipiente y están lejos de ser perfectos, pero los freelancers ya están empezando a beneficiarse de un sorprendente número de aplicaciones cotidianas.

Al ser un consultor siempre curioso, Justin es el primero en probar nuevas herramientas en cuanto salen al mercado. Aquí tienes su resumen de recomendaciones de lo que los freelancers deben dominar para optimizar su tiempo y mejorar su flujo de trabajo:

En primer lugar, Justin nos muestra cómo utiliza ChatGPT. Explica que si tienes la versión de pago, puedes seleccionar distintos modelos de ChatGPT, o como él los llama, "distintos cerebros". ¿Por qué utiliza o3? Porque "es bueno en razonamiento avanzado, y es un modelo agéntico por derecho propio", lo que significa que puede averiguar cómo utilizar distintas herramientas para hacer el trabajo. Subiendo una hoja de cálculo y proporcionando una tarea general, como crear una previsión financiera, el modelo o3 puede hacer una investigación independiente, analizar datos y generar informes.

Para los freelance, esto significa ahorrar horas de investigación y análisis de datos. Imagina crear informes detallados o modelos financieros simplemente proporcionando datos en bruto e instrucciones generales. Justin insiste en que éste es exactamente el tipo de herramienta que requiere verificación humana para ser un activo real en tu trabajo. "Tu papel sigue siendo muy, muy crítico para revisar los supuestos, detectar los puntos ciegos y perfeccionar el trabajo", advierte. "Esta herramienta se encarga del trabajo pesado, permitiéndote dedicar más tiempo a la estrategia y el perfeccionamiento".

Quizá te preguntes, como uno de los asistentes al webinar, "¿cómo evaluamos los resultados de esos modelos?". La recomendación de Justin es acumular experiencia utilizando múltiples herramientas y adquirir el hábito de realizar comprobaciones cruzadas con otros modelos, así como adaptar tus indicaciones para reducir la alucinación.

Otro consejo de Justin es utilizar el formato Markdown para las instrucciones más largas, para que la IA pueda desglosar más fácilmente el texto que le das. "Algunos de mis avisos tienen como diez páginas... Si pones toda una masa de texto sin ninguna estructura, la máquina (igual que cualquier humano) se va a confundir". Justin sugiere denotar las secciones con hashtags ("#") como punto de partida, como "#Contexto" o "#Instrucciones".

Para ahorrar tiempo en las tareas basadas en la web, Justin utiliza Manus: un agente basado en el navegador. ¿Qué significa eso? "Es básicamente como un humano navegando por la web". La herramienta puede realizar tareas por ti en varios sitios web una vez que le das instrucciones: te ahorra el tiempo de hacer clic de un botón a otro, rellenar formularios, realizar búsquedas y escribir código para crear informes o cuadros de mando. Una posible advertencia, sin embargo, es que la herramienta aún no puede rellenar formularios "CAPTCHA", lo que ocasionalmente paraliza la búsqueda que hayas iniciado.

Un caso de uso especialmente interesante presentado por Justin es ayudar a los freelancers a encontrar clientes potenciales. Justin demostró cómo utilizar Manus para crear una lista de clientes potenciales para una empresa de consultoría de IA, extrayendo datos de varios sitios web y generando un panel con los detalles de la empresa. Justin señala que, aunque los agentes basados en navegadores son flexibles y potentes, "aún no son totalmente fiables". Sin embargo, demuestran el potencial para automatizar tareas basadas en la web, ahorrando a los freelancers un tiempo y un esfuerzo considerables.

Manus también tiene una vibrante comunidad de usuarios que han compartido entre sí sus propios casos de uso y organizan encuentros en varias ciudades del mundo. Cuando te registras por primera vez, te dan un cierto número de créditos para probar la herramienta, después de lo cual tienes que pagar para seguir utilizándola.

La siguiente es Zapier, una conocida plataforma de automatización sin código con miles de integraciones pre-construidas. "Zapier hace que sea muy fácil crear flujos de trabajo con una sencilla interfaz de arrastrar y soltar", explica. Un caso de uso especialmente útil para Justin es utilizar Zapier para procesar recibos: al enviar por correo electrónico fotos de recibos a una dirección de correo electrónico de Zapier, la plataforma extrae automáticamente los datos, los formatea y los añade a una hoja de Google y a Dropbox. "Ha reducido el tiempo que dedico a los recibos entre un 80% y un 90%", afirma Justin. "La cantidad de tiempo (¡y estrés!) que me ahorra es increíble".

Para los freelancers que buscan automatizar las tareas administrativas, Zapier ofrece una forma sencilla de automatizar la entrada de datos, el procesamiento y la organización. No requiere conocimientos de codificación, por lo que es accesible para todos.

La herramienta favorita de Justin en este momento es n8n, recientemente destacada en nuestro informe Tendencias Tecnológicas del Malt como herramienta de tendencia para 2025. Justin destaca su interfaz visual fácil de usar y su capacidad para personalizar la lógica de los flujos de trabajo agénticos. Compartió un ejemplo de automatización que actualiza su CRM utilizando notas de reuniones de Fathom. n8n recoge el resumen de la reunión del correo electrónico automático que Fathom envía a su cuenta de Gmail. Resume las notas, comprueba el número de palabras (para asegurarse de que las notas están por debajo del límite de 2.000 caracteres de Notion, que Justin utiliza como CRM), busca en el CRM, crea o actualiza entradas y archiva el correo electrónico en la carpeta adecuada. "Eso me ahorra al menos 15 minutos al día, fácilmente".

Otro caso de uso implicaba que n8n automatizara la generación de contenidos y su publicación en las redes sociales. Aunque él personalmente no utiliza Twitter ni Facebook, señaló que esto podría ser útil para los creadores de contenidos, destacando la flexibilidad de la plataforma.

• Adopta la automatización: Identifica las tareas repetitivas y predecibles y automatiza su ejecución con herramientas como Zapier. Así liberarás tiempo para realizar tareas más estratégicas.
• Aprovecha los agentes de IA: Para tareas que requieran adaptabilidad y razonamiento, explora agentes de IA como el modelo o3 de ChatGPT o agentes basados en navegador como Manus.
• Comprende las herramientas: Experimenta con distintas plataformas para encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades. Justin hizo hincapié en que las distintas herramientas tienen puntos fuertes diferentes. Por ejemplo, Zapier es más fácil de usar, pero sus capacidades son más limitadas, mientras que n8n tiene una curva de aprendizaje algo más pronunciada, pero su funcionalidad es más amplia.
• Revisa y perfecciona siempre: Las herramientas de IA son potentes, pero la supervisión humana es crucial. "Nunca olvides esto" advirtió Justin. "A veces el agente es tan bueno que piensas... Oh, ya está hecho. Nunca está hecho, ¿vale? Debes comprobarlo siempre".
• Estructura tus sugerencias: Utiliza el formato markdown para organizar las peticiones complejas y mejorar la claridad y la comprensión de la máquina.
• Considera tus necesidades: Determina si necesitas una interfaz orientada al usuario (app) o si basta con una automatización en segundo plano (flujo de trabajo). En el primer caso, los creadores de aplicaciones como Lovable y Replit pueden ser muy útiles, mientras que Zapier y n8n son más adecuados para el segundo.
• Mantén la curiosidad: El campo de la automatización y la IA está en constante evolución. Mantente informado sobre las nuevas herramientas y técnicas para maximizar tu eficiencia.

En Malt, sabemos que los freelancers dedican una cantidad considerable de tiempo a actualizarse y formarse, y nos comprometemos a ayudarte a encontrar constantemente nuevas formas de aumentar tus conocimientos y tu productividad. Permanece atento a nuestros próximos seminarios web con más consejos y trucos útiles para freelancers.

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