Las nuevas regulaciones europeas (ViDA, VAT in the Digital Age) están cambiando la forma en que debes recibir y enviar facturas. Te explicamos cómo puedes seguir cumpliendo la normativa y evitar multas.
Como tu aliado en el mundo del freelance, estamos aquí para mantenerte al día sobre los principales cambios para el talento independiente en los países donde operamos. Esto te permite centrarte en lo importante: enviar una respuesta a tu próximo proyecto.
Durante décadas, enviar un PDF por correo ha sido el estándar para la facturación de los freelancers. Sin embargo, una transición significativa está en marcha en toda Europa. Muchos países donde opera Malt —empezando por Bélgica y Francia en 2026— están implementando mandatos nacionales de factura electrónica para modernizar la recaudación de impuestos y las transacciones B2B. Estas leyes locales son el primer paso hacia una alineación europea más amplia bajo la iniciativa "IVA en la Era Digital" (ViDA), que estandarizará la presentación de informes electrónicos para todas las transacciones dentro de la UE.
Para los freelancers, esto significa que los PDF tradicionales ya no serán legalmente válidos para las transacciones B2B. Si bien Malt automatiza tus facturas salientes integrando estándares de factura electrónica, ahora se te exige que elijas un proveedor o plataforma certificada para recibir tus facturas electrónicas entrantes.
Hay algunos pasos específicos que debes seguir para asegurar tu negocio en el futuro. Te ofrecemos una guía completa sobre cómo mantener el cumplimiento y evitar posibles sanciones de tus autoridades fiscales locales.
El despliegue se está llevando a cabo progresivamente en toda Europa, a partir del 1 de enero de 2026. Consulta más información sobre los principales países donde opera Malt a continuación.
País | Debe poder RECIBIR | Debe poder EMITIR | Estado / Nota |
|---|---|---|---|
Francia | 1 de septiembre de 2026 | 1 de septiembre de 2027 | Crítico: La recepción es obligatoria en 2026. |
Bélgica | 1 de enero de 2026 | 1 de enero de 2026 | Obligatorio. Despliegue completo para todas las B2B. |
Alemania | 1 de enero de 2025* | 1 de enero de 2028 | *Recepción obligatoria para la mayoría desde 2025 (el envío es opcional). |
Italia | Obligatorio desde 2019 | Obligatorio desde 2019 | Ya está en funcionamiento a través del sistema SdI. Las transacciones B2B transfronterizas (ventas y compras) también deben informarse al sistema SdI. |
Portugal | En discusión | En discusión | Utilización obligatoria de un software de facturación certificado. |
España | 1 de julio de 2028 (Previsto) | 1 de julio de 2028 (Previsto) | Real Decreto final aprobado. El uso obligatorio de un software de facturación certificado ("VeriFactu") pospuesto al 1 de julio de 2027. |
Austria | Voluntario | Voluntario | Obligatorio para B2G; voluntario para B2B. |
Suiza | Voluntario | Voluntario | Fomentado por la eficiencia (recursos ESTV). |
Países Bajos | Previsto 1 de enero de 2030 | Previsto 1 de enero de 2030 |
|
Reino Unido | Previsto 1 de abril de 2029 | Previsto 1 de abril de 2029 |
Cambios administrativos como este pueden ser abrumadores, pero estás en buenas manos con Malt. Recapitulemos lo que nosotros nos encargamos, frente a los pasos adicionales que debes realizar tú.
Aquí está el desglose:
Para cumplir con estos requisitos y evitar multas innecesarias, sigue estos tres pasos:
No es posible recibir facturas electrónicas a través de una bandeja de entrada estándar. Necesitas un "buzón digital" en la red Peppol. En Francia, esto se llama una "plateforme agréée" (PA, anteriormente PDP).
La red de factura electrónica enruta los documentos utilizando tu ID fiscal oficial. Si tu número de IVA u otro número de registro fiscal oficial en la configuración de Malt está desactualizado o contiene un error tipográfico, la red no podrá encontrar tu "buzón" y tus facturas no se entregarán.
Debido a que Malt crea facturas a tu nombre, tu nueva plataforma de factura electrónica necesita tu permiso para "aceptar" estos documentos de terceros. Una vez que hayas elegido un proveedor, asegúrate de que la opción "Autofacturación" o "Facturación de terceros" esté ACTIVADA.
El cumplimiento no debería ser solo para tus proyectos de Malt. Puedes asegurarte de que tu negocio completo cumpla con la normativa trayendo a tus clientes externos a Malt. Al traer a tu propio cliente a Malt, puedes gestionar la factura electrónica para tus clientes existentes con tarifas de comisión del 0-2%. Obtienes la seguridad del cumplimiento y ellos obtienen un proceso de pago legal y optimizado.
Para aquellos que quieran profundizar, este cambio se presenta como una solución propuesta a la llamada "Brecha del IVA" de una pérdida estimada de 93 mil millones de euros en ingresos por IVA anualmente en todo el continente, debido en parte al fraude, pero también a errores administrativos. Este cambio afecta no solo a los freelancers, sino también a cualquier facturación B2B por servicios prestados. La solución, llamada oficialmente "ViDA" (abreviatura de "IVA en la Era Digital") fue adoptada formalmente por el Consejo de la Unión Europea el 11 de marzo de 2025.
Es bueno saberlo: si trabajas ocasionalmente para particulares (B2C) o clientes fuera de la UE, estas facturas quedan fuera del alcance de las nuevas regulaciones. Las facturas transfronterizas dentro de la UE estarán sujetas a factura electrónica a partir de 2023.
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