En Malt, nos comprometemos a ayudar a los clientes y a los freelancers a establecer una relación segura desde el primer proyecto. Con un cumplimiento normativo claro y proactivo por ambas partes, la colaboración y la confianza son claves para el éxito.
El cumplimiento normativo puede considerarse como la red de seguridad de una colaboración: cuando se hace bien, permite tanto a las empresas como a los autónomos centrarse en lo que mejor saben hacer sin preocuparse de cruzar ninguna línea legal. Garantizar el cumplimiento normativo ofrece tanto a las empresas como a los freelancers la oportunidad de crear un entorno de trabajo seguro, demuestra una imagen ética, responsable y un éxito organizativo a largo plazo.
En este artículo, desglosamos el cumplimiento normativo para que te resulte más fácil entenderlo y adherirse a él. De esta manera, podrás centrarte en lo que más importa: trabajar con increíbles freelancers y construir tus “Superteams” (equipos híbridos internos y externos) a escala. Incluso hemos desarrollado una lista de verificación de incorporación y cumplimiento normativo que incluye pasos prácticos para garantizar que puedas trabajar a la perfección con los freelancers.*
Descargo de responsabilidad*: La información que se proporciona a continuación es solo para fines informativos generales y no constituye asesoramiento jurídico. Debes consultar con un profesional jurídico cualificado para obtener asesoramiento específico sobre la situación de tu empresa.
¿Qué es el cumplimiento normativo y qué lo hace tan confuso?
El cumplimiento normativo requiere estar al día con los marcos legales únicos y variados en toda Europa. Dado que las leyes laborales y las regulaciones fiscales cambian con frecuencia y varían entre países, es importante que las empresas se mantengan informadas. Para las empresas, garantizar el cumplimiento normativo significa que alinean sus operaciones con los requisitos reglamentarios, legales y de políticas internas. Con un marco de cumplimiento reglamentado, las empresas pueden mostrar transparencia y responsabilidad, minimizar los riesgos legales y proteger su reputación.
Los freelance se consideran autónomos y trabajan por horas o con un precio/entregables fijos para varios clientes. Dado que son diferentes de los empleados a tiempo completo, es importante que cumplan todos los requisitos legales, reglamentarios, de visado, fiscales y organizativos antes y durante su colaboración con una empresa.
Cumplimiento normativo
Garantizar el cumplimiento normativo, no solo reduce las obligaciones fiscales, sino que evita posibles problemas de recalificación (explicados a continuación) y permite a las empresas aprovechar al máximo las ventajas de trabajar con talento externo. Al fomentar relaciones laborales justas y transparentes, las empresas pueden impulsar un compromiso más sólido, mejorar la retención a largo plazo y acceder a habilidades especializadas bajo demanda. Esto conduce a una finalización más rápida de los proyectos y a la capacidad de escalar los recursos de manera eficiente.
Freelancing hecho de la manera correcta
El freelancing se basa en la autonomía, donde las personas tienen la libertad de decidir:
- Dónde trabajan
- Cuándo trabajan
- Cómo trabajan, incluyendo bajo qué condiciones (por ejemplo, fijando su propio precio), métodos y herramientas que utilizarán para entregar los proyectos
- Con quién trabajar, siempre y cuando cumplan con los plazos y objetivos acordados
Tanto los freelancers cómo las empresas son responsables de evitar errores de clasificación. Los freelancers son responsables de operar de acuerdo con las leyes locales para garantizar el cumplimiento de las regulaciones. También deben asegurarse de tener una cobertura de seguro adecuada basada en los requisitos de su país (por ejemplo, responsabilidad profesional, seguro de accidentes). Por otro lado, las empresas son responsables de garantizar que su compromiso con los freelances cumpla con las leyes laborales y fiscales locales. Las empresas deben proporcionar contratos claros y basados en proyectos que reflejen la autonomía del freelance, evitar imponer un control similar al de los empleados, mantener la documentación adecuada de los compromisos del freelance y seguir los requisitos de transparencia y cumplimiento en sus respectivos mercados.
Es importante señalar que, cuando se trata de determinar si ha existido una clasificación errónea,las autoridades locales se inclinan por analizar la combinación de los siguientes puntos, no por un punto en particular.
Al garantizar que los freelancers mantienen su independencia y naturaleza empresarial, las empresas pueden crear relaciones saludables que beneficien a ambas partes, al tiempo que cumplen con la normativa laboral. Cada país tiene criterios diferentes sobre lo que se considera una clasificación errónea y los criterios pueden medirse cuantitativamente, por lo que se recomienda consultar con un experto legal.
Clasificación errónea
Garantizar el tipo de clasificación adecuado protege la libertad de los freelances y da a las empresas la confianza necesaria para colaborar con ellos sin riesgos legales, financieros o de reputación innecesarios. La clasificación errónea es un término que se refiere al supuesto en el que un trabajador se clasifica incorrectamente como contratista independiente en lugar de como empleado.
A veces puede ser intencionado para evitar costes laborales y ganar flexibilidad, dejando a los trabajadores autónomos desprotegidos de los derechos que les corresponden (por ejemplo, seguridad social, asistencia sanitaria, etc.). O puede ser involuntario, debido a la mala interpretación de las leyes laborales o a la falta de atención. En tales casos, las autoridades locales evalúan la naturaleza general de la relación entre la empresa y el freelance en lugar de basarse en un único criterio para determinar el cumplimiento, y mucho menos en la calificación dada a esta relación en el contrato que vincula a las partes. Contrariamente a la creencia popular, la gran mayoría de los casos de clasificación errónea no son planteados por los propios trabajadores, sino por las autoridades fiscales (por ejemplo, URSSAF, HRMC, Autoridad Fiscal Holandesa) como una forma de evitar la evasión fiscal.
La clasificación errónea de los autónomos puede dar lugar a sanciones, regularización de impuestos y daños a la reputación. Con la orientación adecuada, se puede evitar. Por otro lado, las empresas que son demasiado cautelosas pueden inflar los costes y limitar su acceso a los autónomos.
Simplificar el cumplimiento con las herramientas adecuadas
Trabajar en varios países significa navegar por diferentes reglas, pero Malt lo hace mucho más fácil. Malt fue diseñado específicamente como un “marketplace” para permitir a los freelancers recibir oportunidades de múltiples clientes. Como tal, los freelancers tienen la libertad de elegir con quién trabajan, ya sea aceptando o rechazando oportunidades, lo que también reduce el riesgo de depender de un solo cliente.
Reduzca los quebraderos de cabeza y apóyese en las funciones de cumplimiento integradas, diseñadas para que la contratación de freelancers sea sencilla, segura y sin estrés. En Malt, las empresas pueden acceder a:
- Almacenamiento y verificación de documentos conforme al RGPD con acceso seguro y almacenamiento centralizado de contratos
- Variedad de talentos de freelancers personalizados de distintas categorías y bajo demanda para que los clientes puedan trabajar con freelancers en los que confían
- Opiniones y valoraciones de los clientes sobre los proyectos de los freelancers para garantizar la transparencia y mostrar la calidad del trabajo
Además de nuestras funciones de cumplimiento normativo, hemos creado funciones de gestión de autónomos adaptadas para que empresas y autónomos puedan trabajar juntos con confianza y centrarse en el éxito del proyecto.
Funciones transparentes de gestión de autónomos al alcance de su mano:
- Creación automatizada de contratos para garantizar que el 100% de los proyectos cuenten con el contrato adecuado, incluidos los acuerdos de confidencialidad, la propiedad intelectual y las condiciones de ciberseguridad, todos ellos fácilmente descargables en cualquier momento.
- Estructura legal sólida con fácil cumplimiento, que garantiza que los freelancers cumplan con los requisitos legales y contractuales de las empresas.
- Verificación del cumplimiento de los freelancers antes de que inicien un proyecto para garantizar que estén dados de alta de acuerdo con las leyes locales.
- Facturación, procesamiento de pagos y cobro.
- Nota: tenemos un sistema fiscal integrado en nuestra herramienta de facturación para garantizar el cumplimiento del IVA en la mayoría de los países de la Unión Europea.
- Funciones de gestión de proyectos, como los rastreadores de actividad, para garantizar la autonomía y la transparencia
- Informes transparentes para saber exactamente quién forma parte de su plantilla, durante cuánto tiempo, en qué equipo y en qué país
Proceso de verificación de Malt
Como parte de nuestro exhaustivo proceso de verificación, Malt revisa la identidad y la documentación de los freelancers para asegurarse de que cumplen con la clasificación de la plantilla y las normas de pago.
- Para los freelancers en Malt: pedimos una forma jurídica, nombre y dirección de la empresa, número de registro y un número de IVA (si procede). Dado que nuestros socios de pago llevan a cabo verificaciones KYC y KYB para los freelancers, pueden pedirles documentos como prueba de identidad, prueba de registro de la empresa y estatutos. Además, también verificamos documentos complementarios según la normativa local (por ejemplo, la “attestation de vigilance” en Francia).
- Para los clientes que utilizan Malt: solicitamos el nombre de la empresa, el número de registro, el número de IVA, el domicilio social y la información de facturación.
Navegue con confianza por las normativas locales europeas
El cumplimiento de las normas globales para freelancers puede parecer un reto. Sin embargo, con las herramientas y los conocimientos adecuados, las empresas y los freelancers pueden colaborar sin problemas.
A continuación, te ofrecemos una descripción general de alto nivel de las principales normativas de los países en los que operamos para ayudarte a empezar.
España
- Diferenciar de los empleados: Los freelance no deben integrarse en las estructuras de la empresa (por ejemplo, no acceder a los beneficios para los empleados ni gestión jerárquica). Asegúrese de que los Freelance sigan siendo independientes y estén claramente diferenciados de las relaciones laborales tradicionales. Esto incluye la ausencia de subordinación, lo que significa que los Freelance mantienen el control sobre su trabajo, establecen sus propios horarios y no reciben supervisión directa de los clientes, horarios de trabajo fijos ni beneficios proporcionados por la empresa.
- Cumplimiento tributario: Los freelance necesitan un número de identificación fiscal, también conocido como DNI (documento nacional de identidad), y tienen obligaciones fiscales específicas (en particular, con respecto al IVA y al IRPF).
- Contribuciones a la seguridad social: Los contratistas y los freelances son responsables de sus propias contribuciones a la seguridad social en el marco del Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). Estas contribuciones son obligatorias y dependen de su nivel de ingresos.
- Ley Beckham: Los profesionales extranjeros pueden optar a beneficios fiscales en virtud de este régimen, siempre que cumplan una serie de requisitos específicos.
Francia
- Autonomía del Freelance: Los Freelances no deben integrarse en las estructuras de la empresa (por ejemplo, sin beneficios para empleados ni gestión jerárquica).
- Distinción de los contratos CDI (contratos de trabajo indefinidos): los compromisos de los Freelance deben distinguirse claramente de los contratos CDI. Para evitar cualquier confusión y garantizar que los Freelance estén correctamente clasificados, la relación laboral debe definir claramente su condición de independientes minimizando las características típicas del empleo, como la ausencia de supervisión directa y de beneficios de la empresa, y haciendo hincapié en la autonomía y el control del Freelance sobre su trabajo.
- Contribuciones a la seguridad social: Los contratistas gestionan sus propias contribuciones, basadas en las ganancias, y son responsables de cumplir con las autoridades fiscales francesas.
- Normas transfronterizas: Si contrata a freelancers de otros países de la UE, es importante comprender tanto la normativa francesa como las leyes del país de origen del freelancer.
Reino Unido
- Legislación IR35: Esto garantiza que los freelancers estén correctamente clasificados como autónomos o empleados a efectos fiscales. Las empresas deben evaluar las relaciones laborales para evitar la reclasificación.
- Regulación de los trabajadores de agencia: los freelancers no estarán bajo la supervisión y dirección de los clientes finales.
- Protección de datos: el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos de 2018 (alineada con el RGPD) es esencial cuando se maneja información de freelancers.
- Regulaciones de conducta: las regulaciones proporcionan un conjunto mínimo de estándares que deben cumplirse al asignar un proyecto a un freelancer.
- Cambios posteriores al Brexit: la contratación transfronteriza con freelancers de la UE requiere conocer las regulaciones actualizadas.
Países Bajos
- Wet DBA: Actualizada en 2025, esta normativa aclara las funciones de los autónomos y los clientes, lo que ayuda a las empresas a evitar costosos errores de clasificación y garantiza al mismo tiempo que los autónomos mantengan su independencia económica y su autonomía.
- Independencia económica: Los freelancers deben mantener su autonomía, evitando contratos que creen dependencia de un solo cliente.
Alemania
- Scheinselbstständigkeit (pseudoautonomía): La pseudoautonomía se define como una relación entre el cliente y una persona autónoma que, de hecho, se trata como un empleo dependiente en función de las características derivadas de la definición de empleo dependiente de la Ley Laboral alemana (riesgo empresarial, instrucciones vinculantes, integración en la organización de la empresa).
- Seguridad social: Los freelancers tienen la posibilidad de elegir libremente su cobertura de seguridad social y (a diferencia de los empleados) no tienen la obligación de contribuir al fondo de pensiones público. Uno de los principales riesgos de una reclasificación es el pago posterior de las cotizaciones a la seguridad social vinculadas a un empleo por cuenta ajena.
Emiratos Árabes Unidos
- Visados para freelancers: Los profesionales necesitan permisos de freelance para trabajar legalmente en sectores como los medios de comunicación, la tecnología y la educación.
- Seguridad de datos: El cumplimiento de las leyes locales de protección de datos garantiza un manejo seguro de la información.
Bélgica
- Legislación de responsabilidad: A partir de 2025, los freelancers deben tener un seguro de responsabilidad civil adecuado, ya que los clientes ahora pueden presentar reclamaciones directamente.
- Registro: Los freelancers deben registrarse en el Banco-Cruzada de Empresas, pueden necesitar una tarjeta profesional y un número de IVA.
- Contribuciones a la seguridad social: Los freelancers se registran en un fondo de seguridad social, contribuyendo a la asistencia sanitaria, las pensiones y el seguro de desempleo.
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Incorporar a los freelancers de conformidad con la regulación supone la oportunidad de crear una experiencia fluida, eficiente y positiva que marque la pauta para una colaboración a largo plazo y el éxito del proyecto. Al integrar a los freelancers en la cultura de su empresa, no solo fomenta el compromiso y les hace sentir valorados, sino que también mejora la retención al crear una conexión más fuerte con su organización y su misión.
Esta lista de verificación global cubre los pasos fundamentales para incorporar a los freelancers de manera eficiente y conforme a la normativa. Tenga en cuenta que puede haber requisitos locales adicionales, así que consulte siempre con sus equipos jurídicos y de RR. HH.
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