Cómo Schneider Electric contrata a freelancers de manera eficiente con Malt

Transformación del negocio: resultados clave

Desafíos clave a los que se enfrentó Schneider Electric

Antes de trabajar con Malt, Schneider Electric no aprovechaba el freelancing como un canal estratégico de talento, y su proceso de contratación con colaboradores freelancers estaba descentralizado. Sus estrategias de adquisición de talento se centraban en los empleados fijos, dejando un punto ciego en lo que respecta al talento bajo demanda. Con presencia global en más de 100 países, necesitaban una forma más eficiente de aprovechar la creciente reserva de talentos independientes, a escala. Schneider Electric vio la oportunidad de:

• Acceder al talento adecuado en el momento adecuado: Schneider Electric requería un acceso flexible e ininterrumpido a habilidades especializadas, que les permitiera actuar con agilidad cuando se necesitaban recursos rápidamente para cubrir un vacío con duraciones de proyecto flexibles.
• Fomentar la innovación atrayendo permanentemente el exterior hacia el interior: con un grupo de trabajadores comprometidos en el aprendizaje continuo, para mantenerse relevantes cuando la vida media de las habilidades se reduce rápidamente.
• Integrar herramientas para facilitar el acceso: con múltiples herramientas y sistemas distintos, Schneider Electric se enfrentó al reto de unificar las operaciones de adquisición y contratación para escalar eficazmente el freelancing en toda la organización.

El acceso al talento reinventado

Malt se asoció con los departamentos de Compras y RR. HH. de Schneider Electric para transformar sus operaciones globales de freelancing. Además de proporcionar una plataforma fácil de usar con información valiosa, el equipo de Malt ofreció estrategias de comunicación personalizadas y apoyo en la gestión del cambio para integrar la busqueda de freelancers en el negocio. Junto con el equipo del proyecto de Schneider Electric, codirigieron tácticas organizativas estratégicas para escalar el freelancing a nivel mundial de manera fluida.

Malt proporcionó a Schneider Electric:

• Una plataforma de fácil acceso para que todos los empleados europeos de Schneider Electric puedan buscar, gestionar y pagar a los freelancers.
• Datos y conocimiento a petición, como categorías de freelancers y cantidad de usuarios utilizando la plataforma, número de proyectos en curso y mucho más.
• Cumplimiento interno, incluyendo seguridad y cumplimiento de pagos para todos los freelancers.
• Sencilla integración tecnológica para la contratación directa a través de los catálogos de Coupa, lo que facilita al máximo la contratación de freelancers a los responsables de contratación de Schneider Electric.

Schneider Electric es una empresa global que emplea a 150.000 personas en todo el mundo. La empresa tiene una ambiciosa estrategia de crecimiento y, para alcanzar sus objetivos empresariales de manera efectiva, ha ampliado su ecosistema de talento incluyendo a freelancers de primer nivel en su estrategia de habilidades.

En un momento en el que una cuarta parte de todos los trabajos tecnológicos en Europa están en manos de freelancers, Schneider Electric quería explorar un amplio conjunto de habilidades para cumplir sus objetivos de transformación, especialmente en el frente digital. Primero empezaron a trabajar con Malt poniendo a prueba un piloto en Francia en 2023, para anticipar cualquier desafío con los gerentes de contratación y preparar un marco seguro en términos de ciberseguridad y normas de confidencialidad.

A dos tercios del año, habían confirmado un fuerte interés  interno por este nuevo modelo, visto como complementario a la estrategia de talento existente. En ese momento, estaban convencidos de escalar, desplegar la asociación con Malt en Europa e integrar el freelancing como una dimensión de su estrategia global de personas en todo su grupo.

Elementos clave de un programa de freelancing exitoso

Para un actor global como Schneider Electric, que pasó de 0 a 100 con la integración de freelancers a través de unos pocos gerentes de contratación, dos cosas estaban claras. Necesitarían:

1. Hacer que el proceso de contratación, pago y gestión de freelancers sea muy sencillo sin añadir trabajo extra ni herramientas adicionales para los gerentes de contratación.
2. Educar, comunicar y atraer a toda su organización para que confíe e incorpore una nueva forma de acceder a habilidades críticas.

Una plataforma, cero complejidad: reinventando la tecnología de acceso al talento

La integración de Malt con el sistema Coupa de Schneider Electric agilizó todo el proceso de contratación al permitir a los usuarios acceder a una selección de freelancers a través de una única interfaz. El marketplace de Malt permitió a los responsables de contratación de Schneider Electric identificar rápidamente a los mejores candidatos en función de las habilidades específicas necesarias para cada proyecto. El procesamiento automatizado de pagos y las comprobaciones de cumplimiento también ayudaron a reducir el esfuerzo manual requerido por los equipos de RR. HH. y compras.

La conexión de Malt con el sistema procure-to-pay de Coupa sincronizó todo el flujo de trabajo de contratación, permitiendo a los usuarios buscar, contratar y pagar a los freelancers en una sola interfaz, lo que redujo la complejidad y eliminó la necesidad de hacer malabarismos con múltiples tareas y aplicaciones.

«A través de Malt, tenemos acceso a una gran variedad de freelancers, y sabemos que vamos a cumplir con todas nuestras regulaciones y las reglas internas que definimos», dice Klaids Lafon de Ribeyrolles, vicepresidente de Compras Indirectas de Schneider Electric.

Con Malt, Schneider Electric ha evitado gastos administrativos, ha acelerado el tiempo de incorporación y ha recibido información basada en datos que permite estrategias de abastecimiento más inteligentes y una sólida gestión del cumplimiento.

Más allá de la tecnología: elaborar un enfoque centrado en las personas para la transformación de la fuerza laboral

Aunque la integración técnica es esencial, la dimensión humana es primordial. La implementación exitosa de nuevas tecnologías y formas de trabajo depende de una comunicación clara, una formación sólida y una promoción activa para impulsar el cambio y la alineación organizacional.

Schneider Electric buscaba algo más que un proveedor de mano de obra, necesitaba un socio que le ayudara a construir su estrategia de contratación e incorporación de freelancers desde cero.

De la mano de Malt, los departamentos de RR. HH. y de compras de Schneider Electric desempeñaron un papel clave en la comunicación y formalización del freelancing dentro de la organización:

• Compartiendo las mejores prácticas externas a la empresa con los equipos internos, fomentando su adopción generalizada.
• Co-creando algunos de los nuevos procesos para que se ajusten y adapten mejor a los modelos de freelancer.
• Asegurarse de que los freelancers de toda la organización operen de acuerdo con las directrices de Schneider Electric (por ejemplo, establecer los acuerdos contractuales adecuados, incluyendo la privacidad de los datos, la ciberseguridad y las cláusulas de cumplimiento).
• Colaborar entre equipos para crear gestión del cambio, comunicación, eventos, activos, para compartir e implementar la nueva estrategia de acceso al talento.

¿Por qué Malt?

Malt ofrece un mercado integral, herramientas de gestión de proyectos e integración técnica con más de 85 sistemas de gestión de compras y proveedores (VMS) para permitir a los responsables de contratación acceder y gestionar a los mejores freelancers sin problemas. Con la nueva AI Search de Malt, los responsables de contratación pueden obtener apoyo adicional para encontrar a los mejores freelancers.

Más allá de aprovechar a los freelancers, Schneider Electric ha estado buscando construir una visión estratégica y aclarar cómo los talentos internos y externos pueden complementarse entre sí para mantenerse a la vanguardia de la competencia, contribuyendo a una mezcla dinámica y evitando cualquier mal uso.

«Desde el punto de vista de las adquisiciones, Malt realmente me da visibilidad en diferentes partes de la organización en términos del uso de freelancers. La capacidad de Malt para agregar estos datos de forma regular y tenerlos disponibles al alcance de mi mano es muy importante». - Linda Lin, directora de Adquisiciones Indirectas en Schneider Electric

Schneider Electric y Malt revolucionan juntos el acceso al talento | Malt