Para incrementar la competitividad, la mejora de las competencias y la falta de talento es uno de los mayores retos de cualquier organización, independientemente de su tamaño. De hecho, cuando se recurre a la contratación de un freelance, estos expertos independientes no sólo aportan valor, proporcionando habitualmente capacidades avanzadas en un área de especialización concreta, sino que pueden ser una fuente de inspiración para el personal de las propias empresas.
Estos profesionales normalmente se encuentran bajo procesos de aprendizaje continuo para mantenerse al día en sus respectivos campos, dedicando de media la mitad de una jornada semanal a la semana al desarrollo de sus competencias.
La mano de obra disponible bajo esta modalidad es verdaderamente inmensa. Actualmente y según Eurostats, el 25% de los 13 millones de profesionales digitales de Europa trabajan de forma independiente. Y es una cifra que seguro que seguirá creciendo, aplicando un concepto que a nosotros en Malt nos gusta llamar “New Work Order”: un Futuro del Trabajo que pasa por ser flexible e independiente.
Curiosamente, y según un estudio reciente nuestro titulado Freelancing en Europa 2022 que analiza los mercados en España, Francia y Alemania, tan sólo el 5% de los profesionales encuestados en España trabaja habitualmente para grandes empresas, mientras que esa cifra sube al 14% cuando se trata de Francia, y alcanza un 20% en Alemania.
Está claro que en otros países hay más cultura en la externalización de servicios profesionales, mediante la contratación de personal especializado. Y por lo tanto más experiencia en este terreno.
Ahora bien, si en tu organización no estás acostumbrado a contratar personal externo para abordar determinados proyectos, permítenos una serie de consejos, que nos brinda la experiencia real en la provisión de profesionales freelance. Nuestros más de ocho años de experiencia con más de 330.000 profesionales freelance y 40.000 clientes, nos permiten aconsejarte sobre cómo mantener con ellos una relación sana y duradera. Empecemos…
1. Elabora un briefing, para establecer el marco del proyecto
Probablemente ya hayas elaborado un briefing antes de contratar al freelance, pero ahora es el momento de volver a comprobar que está súper claro. Empecemos por delimitar el alcance del proyecto para el que quieres contar en él. Es básico para delimitar el proyecto y que luego no haya malentendidos. Redactarlo puede parecer sencillo, pero la práctica demuestra que no. Lamentablemente, tan sólo el 44,3% de los profesionales expertos reciben un briefing claro.
Un buen briefing debe definir claramente tres elementos: presentar la empresa (sector, número de empleados, cuestiones macro, su cultura y valores), el proyecto (contexto, nº de personas que participan, sus roles y nivel jerárquico, quién será su persona de contacto, los objetivos a corto y largo plazo, los plazos y el formato de entrega y en qué fase va a participar el freelance) y aterrizar en otra serie de detalles esenciales.
Tengo una serie de preguntas que me hago antes de que el cliente me presente su proyecto. Esto me permite comprobar si su petición está bien definida: ¿qué? (contexto); ¿para cuándo? (plazo); ¿para quién? (público objetivo), ¿con qué presupuesto? Nicolas Ribero, consultor de comunicación digital y visual @Freelance
Como bien pueden ser el método de trabajo, abordando la metodología (Agile, por ejemplo), cada cuánto se harán balances (semanales, mensuales, trimestrales…), cuántos días a la semana se trabajará, y si se podrá teletrabajar. Este es un aspecto que seguro que no se nos pasará por alto, y ya no sólo por su condición de freelance (que quizá trabaje desde su casa), sino por el escenario que ha potenciado la pandemia en casi todas las organizaciones.
Si te sirve de contexto, el último informe publicado por el Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad (ONTSI) bajo el nombre Flash datos de Teletrabajo, realizado según datos del cuarto trimestre de 2021, se refleja que habitualmente teletrabajan en nuestro país 1,58 millones de personas, lo que supone un 7,9% de nuestra población activa.
Y por supuesto, no te olvides de las expectativas que tiene puestas la empresa sobre su desempeño. La experiencia deseada (años, responsabilidades anteriores, complejidad del proyecto, resultados a los que atenerse…), los conocimientos técnicos y competencias que se requieren de él y su capacidad para la gestión de proyectos.
Todos estos detalles marcarán las condiciones en las que se realiza el proyecto y definirán si existe o no una relación de subordinación.
2. Comparte la visión macro y la cultura de la empresa
El freelance necesita tener un contexto en torno a la empresa y su visión, para poder hacer mejor su mejor y aportar el mayor valor. Antes indicábamos que hay que ponerle en contexto en lo concerniente a número de empleados, roles, nivel jerárquico, etc. Tampoco es cuestión de hacer una radiografía completa de la empresa ni compartir la estrategia a 10 años de la compañía, pero debe tener clarísimo el objetivo por el que queremos contar con él.
No olvidemos de que se trata de personal externo y que acaba de aterrizar. Y probablemente no sepa nada de la historia de la empresa, quién es su competencia, los clientes, o los planes futuros. Importa no sólo su eficacia cuando se incorpore, sino también su involucración.
Los proyectos donde mejor he trabajado son aquellos donde se seguían metodologías específicas de gestión de proyectos, como Kanban, a través de herramientas como Trello, Asana o Planner de Teams. La comunicación es vital para recibir toda la información necesaria del proyecto, conocer los objetivos de este, así como las personas relevantes y los recursos disponibles. Todo eso puede compilarse en ese tipo de herramientas, haciendo la colaboración mucho más clara, eficiente y transparente. Epifanía Pascual, Interim Manager @Freelance
Por eso insistimos también en que hay que compartir con él los valores de la empresa, nuestra cultura. Y no olvidemos detallar cómo funcionan los equipos, cómo están establecidos los procesos y los pasos de validación que deberá seguir para incorporar sus aportaciones cuando forme parte del equipo. Piensa que nada menos que un 44% de los expertos freelance valoran especialmente conocer los desafíos de la empresa. ¡Compártelos con él!
3. Prepara de forma práctica la llegada del freelance
¿A qué nos referimos? Quizá no sea preciso prepararle un wellcome pack como si fuera un empleado más. Pero sin llegar a ello, que no se te pase por alto lo que te vamos a indicar a continuación.
Son cosas tan básicas como proporcionarle su tarjeta de identificación, una dirección de correo electrónico como colaborador externo, o facilitar el acceso a los equipos, herramientas y programas informáticos necesarios para llevar a cabo el encargo desde el primer día.
Y ya más concretamente, acceso a recursos compartidos en la nube (Google Drive, OneDrive, DropBox), a tus herramientas de gestión de proyectos (Trello, Asana, Notion, Planner), o a las de videoconferencia (Zoom, Meet, Teams). Que no se te olvide nada.
Es lógico si quieres que sea productivo desde su primer día. Afortunadamente, si ya cuentan con experiencia para incorporarse a proyectos en organizaciones, todo esto que le vas a proporcionar no le parecerá extraño y se podrá acostumbrar rápidamente.
4. Identifica la persona de contacto principal
Muy importante: el freelance debe tener claro quién será su interlocutor, porque resultará clave en la relación freelance-empresa. Y esta persona deberá estar disponible, además de poder responder a las necesidades del experto freelance que se incorpora. No sólo le acompañará, sino que le ayudará a integrarse. El profesional tiene que sentirse a gusto para que su proceso de onboarding sea rápido y beneficioso para todos.
Ahora bien… ¿Cómo elegir al interlocutor? Además de ser una persona abierta y disponible, es preferible que forme parte del proyecto al que se incorpora el experto, o que al menos tenga una visión global del alcance del mismo. Y por supuesto, que tenga un buen conocimiento de la organización para poder resolver cualquier necesidad, o por lo menos saber escalarla internamente.
Para terminar, queremos compartir contigo una reflexión: el éxito de la colaboración con los freelancers no se produce por casualidad. Y nuestros consejos no terminan aquí. Hemos redactado una guía completa bajo el título ”Las empresas son de Marte, los freelancers de Venus”, disponible para su descarga gratuita, sobre cómo colaborar con éxito con los freelancers.
Estos consejos que compartimos en este documento son tan sólo cuatro de los diez que encontrarás en la guía.