¿Cómo mantener el equilibrio entre tu vida personal y el trabajo como freelance?

«Siento que soy como Mario, de Super Mario Bros: corriendo constantemente para atrapar la siguiente moneda dorada, una y otra vez. Nunca avanzo más allá de eso». Esta confesión me la hizo recientemente una buena amiga, traductora y correctora freelance. ¡Quizás te sientas identificado! 

Entonces, ¿cómo puede un freelance adelantarse en el juego? Muchos dirán que se trata de gestión del tiempo. «El tiempo es nuestro recurso más valioso», confiesa Suam Barrantes, también freelance y mentor y coach de una comunidad española de freelance que creó junto a su compañero de podcast Jorge Bosch Alés. 

La gestión del tiempo está en el corazón de un equilibrio saludable entre vida y trabajo —y como freelance, es crucial reflexionar sobre cómo administras tu tiempo para no solo evitar el agotamiento, sino también prosperar. 

En este artículo, te revelamos algunos consejos clave para que gestiones mejor tu tiempo y consigas un equilibrio más sano entre tus proyectos y tu vida personal:

Dominar tu tiempo también implica ser plenamente responsable de cómo lo gestionas. Como explica Mehdi Gatbache, Product Manager y Software Engineer freelance: «Siempre hay dos personas en mi cabeza: el jefe y el empleado. Por suerte o por desgracia, el jefe suele ganar la partida en la toma de decisiones». 

Habiendo comenzado como freelance hace solo unos meses, Mehdi explica: «Me ha costado liberarme de la mentalidad de empleado a tiempo completo: el mayor cambio es que el concepto de mis 'horas de trabajo' ha cambiado totalmente». 

Pero el hecho de que puedas trabajar todo el tiempo, no significa necesariamente que debas hacerlo. Cuando le preguntamos sobre algunas señales de alerta en la gestión del tiempo que detecta entre sus clientes, Suam explica: «Una de las primeras señales es el sueño. Si no duermes bien por la noche, algo no va bien». Suam es un firme defensor de mantener los compromisos —también los personales—: «Cuando empiezas a cancelar planes con amigos, por ejemplo, porque te dices 'tengo que acabar este proyecto, no puede esperar...', eso es una gran señal de que hay un problema de desequilibrio».

Las distintas etapas del freelance pueden conllevar diferentes dificultades de gestión del tiempo. Según Suam: «Al principio tu tiempo no es tan importante porque necesitas ganar dinero, pero con el tiempo, el valor de tu tiempo aumenta porque te vuelves más eficiente». Una vez tengas una buena cartera, dice Suam, llega el momento de que «todas las tareas que no aportan valor a tu negocio son una pérdida de tiempo». La belleza del freelance, para Suam, es que «tú eliges lo que haces. Para mí, se trata de poder hacer algo que me apasiona».

Como su experiencia como freelance aún es reciente, Mehdi puede señalar claramente algunos de los grandes aciertos y errores de sus primeros meses de independencia:

• ¿El error? «Ofrecí un precio cerrado a uno de mis primeros clientes y, como resultado, acabé trabajando el triple de lo previsto... y hasta altas horas de la noche». 
• ¿El acierto? «Ahora puedo pasar más tiempo de calidad con mi hija durante el día, en vez de tener que concentrar el 'tiempo en familia' solo los fines de semana. Además, puedo estar más disponible para imprevistos, como cuando se pone enferma». 

El freelance es sinónimo de flexibilidad, pero para muchos padres y madres como Mehdi, mantener los límites puede ser un reto. Para Marion Giroudon, mentora freelance y consultora de estrategia digital, freelance experimentada y madre de gemelos, tener hijos en realidad simplificó la separación: «Fue más fácil para mí separar la vida privada y la profesional cuando tuve hijos» porque «me obliga a trabajar durante el día» adaptándome a los horarios de los niños.

¿Y qué pasa con decir no a un posible contrato cuando ya tienes el mes lleno? Para llevar ventaja, el consejo de Suam es trabajar la prospección: «Lo ideal es tener un sistema que te consiga clientes siempre que tú quieras, no solo cuando te lo piden. Así puedes rechazar proyectos porque tienes clientes cuando los necesitas». Para más trucos, descubre cómo la miembro del Malt Freelancer Advisory Board, Geneviève Masioni, crea su propia máquina de generación de leads.

Que tengas épocas de más trabajo y épocas de menos es una de las cosas más enriquecedoras de poder elegir tu propio camino. Ines Taniukiewicz, coach certificada y consultora de desarrollo profesional para mujeres, explica que uno de los objetivos de optar por la vía freelance es permitir que nuestra carrera profesional fluctúe a lo largo de la vida. “Cuando somos jóvenes quizás queremos (o podemos) trabajar más—y más adelante, si somos padres o necesitamos reducir la jornada para centrarnos en otros aspectos, deberíamos poder beneficiarnos de horarios más flexibles.”

¿Cómo puedes evitar caer en la trampa de estar siempre “en modo trabajo”? 

Marion recomienda tener la menor cantidad posible de trabajo sincrónico, organizando la comunicación con los clientes mediante comunicación asíncrona como email y Slack. Suam señala que su socio Jorge “solo consulta el correo dos veces al día”, lo que le permite liberar espacio mental para trabajo profundo la mayor parte del día. 

Ahora bien, reconoce que esto no es posible para todos. En el caso de su mujer, especialista freelance en selección de talento, las reuniones y llamadas en directo son esenciales. “A veces suena el teléfono y tiene que atenderlo”, explica Marion. 

En cuanto a la gestión de listas de tareas, Ines cuenta que las ha eliminado por completo: «Cuando tengo algo que hacer, simplemente lo agendo». Esta técnica, conocida como time boxing, puede ser muy útil no solo para planificar con antelación, sino también para llevar un registro claro de cómo empleas tu tiempo. 

¿Otro de sus trucos? «Bloqueo huecos en mi agenda en los que realmente no hay nada programado. Así tengo margen para imprevistos, o simplemente para dedicarme a otra cosa. El objetivo es siempre ir un par de pasos por delante». 

También puedes apoyarte en herramientas inteligentes como Goblin Tools (sugerido recientemente por el freelance de Malt Justin Tan) para dividir tareas en pasos más pequeños, o usar Notion y así llevar el seguimiento de tus tareas y tiempo. 

Por último, puedes asignar días concretos de la semana a actividades específicas, como hace Geneviève, ya mencionada, que reserva el primer día de la semana como “CEO Monday” para desarrollo de negocio, actividades financieras, seguimiento de clientes potenciales, conversar con otros freelance, actualizarse en tendencias del sector y participar en pódcast. 

Una agenda saturada es la forma más simple de quedarte sin tiempo para ciertas tareas o no poder reaccionar cuando surgen imprevistos. “Para mí es fundamental mantener una agenda con cierto margen”, comenta Marion. 

En la gestión de la relación con los clientes, siempre es mejor pecar de transparente y comunicarse con claridad. “Nunca prometo una entrega rápida solo para contentar a alguien”, comenta Marion, “y por eso nunca he tenido que retrasar un plazo de entrega”.

Cuando los límites de la jornada 9 a 5 tradicional desaparecen, ganamos la oportunidad —y la responsabilidad— de crear una nueva estructura de tiempo. Lograr un equilibrio sostenible entre vida y trabajo no consiste en encontrar más tiempo, sino en ser intencionados con el tiempo que tenemos. Implementando técnicas como el time boxing en lugar de listas de tareas infinitas, fijando expectativas realistas con los clientes desde el primer momento y estableciendo límites firmes a diario que marquen el final del día laboral, puedes dejar de correr constantemente tras la próxima moneda dorada y convertirte en dueño de tu agenda. Al prosperar bajo tus propias reglas, tendrás más tiempo incluso para disfrutar de esos videojuegos de la infancia, si te apetece.