Por qué es importante una comunicación clara con los proveedores freelance
La comunicación es clave en cualquier relación, ya sea personal o profesional. Algo que se vuelve especialmente cierto en las colaboraciones entre empresas y sus proveedores freelance. Comunicarse con estos autónomos supone establecer un vínculo laboral sano y funcional; sirve para alinear posturas ante vuestra colaboración. Si quieres que esta sea eficaz y buscas alcanzar una relación de trabajo fructífera con freelancers, tienes que aclarar lo básico desde el principio: quién, qué, cómo, por qué… Así que, en el arranque de cualquier proyecto, ambas partes debéis compartir explícita y abiertamente las expectativas sobre lo que abarca el trabajo: los plazos, los entregables, los presupuestos, etcétera. Las primeras conversaciones acerca del proyecto tienen que culminar con un briefing nítido y un proceso definido que todos entendáis y con el que estéis de acuerdo. Hablaremos de ello más adelante.
Por definición, los profesionales freelance son autónomos; trabajan con independencia fuera de una estructura. Es importante que recuerdes que, como consultores ajenos a tu organización, los expertos freelance no necesariamente tienen la misma percepción de tus necesidades, herramientas o valores. Por ello, establecer una comunicación clara y cuidadosa es esencial [Enlace al e-book Marte / Venus] cuando se trata de gestionar con éxito un proyecto con proveedores freelance. Sigue leyendo y te contamos más tips de experto para comunicarse de la mejor manera con los colaboradores autónomos, desde el onboarding hasta el momento de dar feedback.
6 consejos para comunicarse con proveedores freelance
Malt es una plataforma que lleva casi una década conectando clientes y profesionales freelance, lo que le ha permitido en este tiempo identificar una serie de pistas y herramientas para establecer una comunicación sana con freelancers. No importa el tamaño de tu organización, estos consejos te ayudarán a generar colaboraciones que funcionen. Aquí van nuestras 6 tips sobre cómo comunicarte con tus proveedores freelance..
1. Proporciona un briefing claro
El núcleo de una colaboración exitosa entre autónomo y empresa lo ocupa un briefing detallado, a la medida de un proyecto bien definido. Para que este documento —que debes transmitir al freelancer nada más empezar a trabajar juntos— sea sólido, tiene que dejar bien claras todas las expectativas. Para empezar, debe presentar a la empresa, su contexto y su entorno. Tiene que definir el proyecto, sus objetivos y los entregables que requiere. El briefing también incluye detalles prácticos, como los plazos e información sobre herramientas, recursos y métodos de trabajo. Se trata de acotar el contexto de vuestra relación y sirve para alinear a ambas partes en una colaboración eficaz.
Si necesitas información detallada acerca de cómo hacer un briefing, lee nuestro artículo sobre el tema
2. Designa una persona de contacto principal
Incluso contando con un buen briefing, todos necesitamos alguien en quien apoyarnos. También los profesionales freelance que empiezan a trabajar con tu organización. Les hace falta una persona de contacto. Alguien a quien puedan dirigirse para conseguir acceso a las herramientas; o información indispensable para el proyecto; o para conectar con otros miembros del equipo. Designar un contacto principal (mejor que varios, algo que puede ser complicado de gestionar para el freelancer) que se muestre disponible y receptivo es un elemento vital para la comunicación con tu colaborador freelance y su adaptación para que todo funcione.
Asegúrate de abrir los canales y las herramientas de comunicación apropiadas. Pueden ser correos electrónicos, mensajería, videollamadas u otras plataformas. Por ejemplo, Malt tiene una opción de chat muy intuitiva y fácil de usar. Con ella puedes centralizar todas tus comunicaciones.
3. Mantén una comunicación fluida con actualizaciones regulares
Tan importante como designar una persona de contacto con tu experto freelance es asegurarte de que haya una comunicación continua entre ambos. Cerciorarse de que las dos partes estén disponibles la una para la otra y sean receptivas es crucial. Si el autónomo tiene una pregunta o una inquietud, los dos implicados deben ser capaces de obtener una respuesta en un plazo razonable. Además, si a alguno de tus equipos le surge una información relevante, tiene que poder transmitírsela también al freelancer.
Por todo esto, también es útil establecer una serie de actualizaciones regulares sobre el progreso del proyecto. Una reunión semanal o definir un calendario de controles de validación, por ejemplo, puede funcionar en ese sentido. El ritmo adecuado para estos eventos se marcará en función de cada caso. Además, crear un espacio común con el proveedor freelance (como una carpeta compartida o un servidor), donde la empresa pueda seguir el proceso del proyecto, será de mucha utilidad. En general, así podrás promover una comunicación abierta y transparente que incite a plantear preguntas y a compartir un feedback constructivo.
4. Pero… ¡evita el micromanagement!
Una comunicación fluida y unos tiempos de respuesta razonables pueden sustentar una colaboración fructífera. De hecho, se consideran buenas prácticas a la hora de relacionarse con los profesionales freelance. Sin embargo, son trabajadores autónomos, consultores especializados acostumbrados a trabajar de forma independiente, por su cuenta. Procura proporcionarles los recursos que necesitan, pero también el espacio, el tiempo y la confianza que requieren para hacer bien su labor. Por ejemplo, si habéis acordado una sesión de actualización semanal, respeta ese marco y no les pidas por correo electrónico que te pongan al día entre sesión y sesión.
5. Aporta feedback
Otra buena práctica en la gestión de proyectos freelance es compartir feedback regularmente. Es útil para incrementar la eficiencia, permitiendo a tu colaborador autónomo mantenerse productivo y concentrado. Especialmente si está trabajando en varios proyectos a la vez (como hacen muchos expertos freelance). Un feedback constructivo es concreto, gestionable y proactivo. Describe el problema, explica lo que conlleva y ofrece posibles soluciones.
En el transcurso del proyecto, la empresa tiene que monitorizar si el profesional freelance está siguiendo el briefing y los márgenes marcados para el trabajo, de forma que pueda corregir el rumbo si fuera necesario. Por otro lado, si las cosas marchan bien, ¡transmite al freelance que estáis contentos! El feedback positivo normalmente siempre se agradece. Es útil para preparar el terreno para una relación profesional a largo plazo. Malt permite que tanto la empresa como el autónomo podáis dejar una valoración pública de cada uno tras vuestra colaboración.
6. Recuerda que la comunicación es una vía de doble sentido
Acabamos de explicar que al colaborar con un profesional freelance es vital aportar dirección y feedback para garantizar que el proyecto se lleve a cabo. Trabajar con un autónomo puede añadir también el beneficio de acceder a un punto de vista externo acerca de tu organización. En otras palabras, los proveedores freelance desarrollan un conocimiento sobre cómo se trabaja con tu empresa. La valoración de esta experiencia puede tener un componente constructivo, positivo o crítico.
Sea del tipo que sea, cuando se trata de la forma en que las empresas se comunican con los freelancers, ese feedback debería ser apreciado y fomentado. Esas valoraciones sirven para que las compañías puedan crecer y mejorar. Gracias a la variedad de sus experiencias, los profesionales freelance son capaces de cuestionar los procesos de una organización y sugerir otras herramientas, software y métodos de trabajo. Al estudiar el feedback aportado por un freelancer, se facilitará que tu organización pueda construir relaciones colaborativas más saludables para el futuro.
Ahora que ya sabes cómo comunicarte con freelancers…
Hagamos un repaso rápido de las buenas prácticas para una colaboración y una comunicación eficaz con profesionales freelance:
- Aporta un briefing claro.
- Designa una persona de contacto.
- Mantén una comunicación fluida.
- ¡Huye del micromanagement!
- Genera (y ábrete al) feedback.
