Acerca de Sébastien
En tant que gestionnaire d'événements, mon approche du travail comporte plusieurs étapes clés pour garantir la réussite de l'événement. Voici un bref aperçu de ma méthode :
1. Consultation initiale:
- Rencontrer le client pour comprendre les buts, les objectifs et la vision de l'événement.
- Discutez du budget, du calendrier et de toute exigence ou préférence spécifique.
2. Planification stratégique:
- Élaborer un plan complet de l'événement comprenant la logistique, le calendrier et une liste de tâches détaillée.
- Identifier et trouver des lieux, des fournisseurs et des services appropriés en fonction des besoins et du budget du client.
3. Gestion du budget:
- Créer et gérer un budget détaillé, en allouant les fonds de manière efficace afin d'en maximiser la valeur.
- Négocier avec les fournisseurs pour obtenir des prix compétitifs sans compromettre la qualité.
4. Communication et coordination:
- Établir des canaux de communication clairs avec le client, les fournisseurs et l'équipe chargée de l'événement.
- Informer régulièrement le client de l'avancement des travaux et répondre rapidement à toute préoccupation.
- Coordonner la logistique et gérer tous les éléments de l'événement pour garantir une expérience sans faille.
5. Résolution des problèmes:
- Anticiper et traiter de manière proactive les défis potentiels avant qu'ils ne se présentent.
- Mettre en œuvre des solutions créatives pour résoudre les problèmes au cours des phases de planification et d'exécution.
6. Gestion sur place:
- Superviser la logistique du jour de l'événement, en veillant à ce que tous les éléments soient mis en place conformément au plan.
- Gérer l'équipe chargée de l'événement et les fournisseurs afin de garantir une exécution sans heurts.
- Résoudre les problèmes de dernière minute avec sang-froid et efficacité.
7. Évaluation post-événement:
- Réaliser un débriefing avec le client et les principales parties prenantes.
Francés
Bilingüe o nativo
Inglés
Competencia profesional completa
Acepta trabajo presencial
Paris (hasta 50 km), Orléans (hasta 50 km)
Experiencia
- Modern EventsOrganisateur et coordinateur événementiel - CEO & founderSECTOR PÚBLICO & COMUNIDADoctubre de 2022 - Hoy (3 años y 7 meses)Corbeil-Essonnes, Francia- Organisation, planification et coordination d'événements pour lesprofessionnels et particuliers: appel d'offre, recherche de lieux, états deslieux, conception cahier des charges, devis et facture, propositiond'événement aux entreprises, supervision jour J.Tout type d'événement: séminaire, congrès, garden party, soirée privée,EVJF, EVJG, mariage (wedding planner), anniversaire,... .- Animation commerciale pour les entreprises; promotion produit,dégustation, présentation, brand ambassador- Régisseur événementiel: gestion de mission entreprise, participation tournage, mise en place stand, animation, supervision et coordination d'une équipe
- Château de Vaux-le-VicomteRégisseur et responsable d'équipeSECTOR PÚBLICO & COMUNIDADnoviembre de 2024 - enero de 2025 (2 meses)Melun, FranciaRôle:- Coordonner l'activité globale de la patinoire.- Diriger l'ensemble du personnel de la patinoire.Missions principales:- Veiller à l'installation et configuration du site avant l'ouverture officielle au public.- S'assurer de la bonne réalisation du montage de la piste et de la livraison des équipements.- Encadrer son équipe afin de répondre aux attentes des utilisateurs et de la collectivité.- Veiller au bon déroulement de l'activité.- Assurer la préparation, la clôture et la maintenance du site au quotidien.- Veiller à la clôture définitive du site.
- ITi ForumsChef de projet événementielSECTOR PÚBLICO & COMUNIDADenero de 2024 - marzo de 2024 (2 meses)Paris, FranciaMon rôle est d'appuyer l'équipe dans la mise en œuvre de projets événementiels et digitaux variés. Pour les événements présentiels, mes tâches incluent la recherche de prestataires, la gestion logistique, la coordination des intervenants et des clients sponsors. Pour les événements digitaux, je suis en charge de la relation client, de la gestion du contenu, de la mise en place des campagnes d'invitation et de communication, ainsi que du suivi post-événement.Mission détaillée :I. Organisation d’événements présentielsProduction en amont :- Recherche de prestataires et de lieux,- Relation et négociation avec les prestataires,- Gestion de planning,- Création et mise à jour des supports (signalétique, modes d’emploi, fichiers de suivi,gestion réservation participants, guides logistique, check list matériel/humain, site web dédié),- Gestion des stocks/matériels événementiel,- Gestion des intervenants et planning de conférences,- Conception des plans d’implantation (stands, scène, accueil…),- Recenser et organiser les moyens humains nécessaires,- Concevoir et coordonner les briefings, rétro plannings, actions lists.Exploitation :- Coordination des prestataires, préparation de briefs- Gestion du timing,- Gestion du conducteur des conférences (techniciens et intervenants, animateurs, …),- Assistance des exposants du montage au démontage,- Préparation du matériel d’événements, chargement, déchargement- Installation, aménagement des espaces, démontage d’événements.Gestion des clients sponsors :- Intégration des nouveaux clients dans le process d’organisation, créer leur accès à leur interface- Communiquer tous les éléments nécessaires à leur organisation et présence sur l’événement- Accompagnement des clients, communication avec les clients- Gestion de la base de données clients- Mise à jour des supports et informations sur les interfaces clients dédiées à chaque événementII. Coordination et gestion d’événements digitaux et campagne de générations de leads pour le compte de clients:- Gestion de la relation client- Récupération des éléments de contenus auprès du client- Paramétrage de l’événement dans le back office- Mise en place de la campagne d’invitation et de communication : orientation éditoriale et ciblage, création HTML, routage, gestion des inscrits- Organisation du brief et tests techniques pour les intervenants- Introduction en personne du webinar le jour J puis support au bon déroulement- Suivi post événement : contrôle et mise à disposition des listings inscrits et participants, transcription du tchat, diffusion du replay, débriefing avec participants
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